“COME FARE LA LISTA DEGLI INVITATI AL MATRIMONIO?”

lista invitati di nozze

Come fare la lista degli invitati al matrimonio: consigli e risorse utili.

Ti stai per sposare e sei nella fase in cui devi buttare giù una lista degli invitati ma non sai chi includere ne come organizzarla per renderla sempre chiara ed aggiornata?

Niente panico! Adesso in questa guida vedremo come fare per redigere la lista e quali strumenti ci possono essere di aiuto per renderla chiara e sempre aggiornata!

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Brainstorming session

La creazione della lista degli invitati al matrimonio inizia con una sincera e riflessiva sessione di brainstorming. Sedetevi insieme, magari con una tazza di caffè o in un ambiente rilassato, e dedicate del tempo a riflettere sulle persone che sono davvero significative per entrambi. Questa fase iniziale è cruciale perché contribuirà a definire l’atmosfera e la composizione del vostro matrimonio.

Riflessione sulle relazioni:

Chiedetevi quali relazioni sono particolarmente significative nella vostra vita. Chi sono le persone che avete al vostro fianco nei momenti più importanti? Considerate non solo amici stretti e familiari, ma anche coloro che hanno avuto un impatto significativo sulla vostra storia d’amore.

Valutazione del supporto emotivo:

Pensate a chi vi ha sostenuto durante il vostro percorso. Gli amici e la famiglia che hanno contribuito a costruire la vostra relazione sono spesso persone fondamentali da includere nella lista.

Analizzate le cerchie:

Esplorate le vostre cerchie sociali e lavorative. Chi sono i colleghi o gli amici più stretti con cui vorreste condividere questo momento speciale? Considerate anche la possibilità di includere colleghi con cui avete una connessione più personale.

Pianificazione a lungo termine:

Proiettatevi nel futuro e immaginate chi vorreste ancora avere accanto a voi nei prossimi anni. Il vostro matrimonio non è solo un giorno, ma l’inizio di una nuova fase della vostra vita insieme.

Conversazioni aperte:

Apritevi a conversazioni aperte durante questa fase. Condividete i vostri pensieri, desideri e preoccupazioni. Questo aiuterà entrambi a comprendere meglio le aspettative reciproche e a stabilire criteri chiari per la selezione degli invitati.

Ricordate che questa sessione di brainstorming è solo l’inizio del processo. Successivamente, potrete affinare ulteriormente la lista, ma questa fase introduttiva vi fornirà una base solida e autentica per la compilazione degli invitati al vostro matrimonio.

budget invitati al matrimonio

BUDGET

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Dopo una sessione di brainstorming iniziale, è essenziale affrontare la realtà finanziaria. Stabilire un budget preliminare per il matrimonio è fondamentale e contribuirà a guidare le vostre decisioni sulla lista degli invitati in modo prudente e realistico.


Determinazione del budget:

Analizzate insieme le vostre risorse finanziarie e stabilite un budget approssimativo per l’intero matrimonio. Questo dovrebbe includere voci come la location, il catering, il vestito da sposa, la fotografia e altre spese correlate.

Costo per ospite:

Una volta definito il budget totale, stabilite quanto potete permettervi di spendere per ogni ospite. Questo vi aiuterà a comprendere il numero massimo di invitati che il vostro budget può sostenere senza sforare.

Prioritizzazione delle spese:

Classificate le voci di spesa in base alla loro importanza per voi. Ad esempio, potreste decidere di dedicare una parte significativa del budget al cibo e alla location, sacrificando leggermente altri aspetti come i regali per gli invitati.

Flessibilità del budget:

Siate realistici sulla flessibilità del vostro budget. Prevedete una piccola percentuale di spese extra per imprevisti o per gestire eventuali modifiche dell’ultimo minuto.

Adattamento della lista al budget:

Utilizzate il vostro budget come guida per stabilire il numero massimo di invitati che potete ospitare. Questo potrebbe comportare delle scelte difficili, ma vi aiuterà a mantenere il controllo finanziario sull’intero matrimonio.

Comunicazione chiara:

Comunicate apertamente con i fornitori e gli invitati riguardo alle vostre decisioni di budget. Questa trasparenza eviterà malintesi e renderà più facile la gestione delle aspettative.

Esempio Pratico:

Immaginate di avere un budget complessivo di €20,000 e di stabilire un costo per ospite di €150. Questo significherebbe che potete permettervi di invitare circa 133 persone. Se il numero iniziale di invitati desiderati supera questa cifra, sarà necessario rivalutare la lista alla luce del budget disponibile.

Stabilire un budget preliminare fornisce una base solida per la pianificazione della lista degli invitati, aiutandovi a prendere decisioni informate e a evitare spese eccessive. 

SUDDIVIDI IN CATEGORIE

Una volta completate le prime fasi di brainstorming e stabilito un budget preliminare, è il momento di suddividere la lista degli invitati in categorie. Per farlo potrai usare anche alcuni strumenti che elencheremo tra poco e che puoi trovare qui.

Questo approccio organizzato semplificherà il processo decisionale e vi aiuterà a bilanciare le diverse relazioni presenti nella vostra vita.

Famiglia:

Iniziate con la famiglia immediata, inclusi genitori, fratelli e sorelle. Successivamente, aggiungete parenti più estesi come zii, cugini e nonni. Considerate anche le relazioni più strette con parenti che potrebbero non essere strettamente legati dal sangue ma sono comunque significativi. Potreste anche decidere di avere una colonna in cui mettere i parenti meno stretti.

Amici stretti:

Cercate di identificare gli amici più stretti e le persone con cui avete un legame profondo. Questa categoria potrebbe includere amici d’infanzia, compagni di scuola o colleghi con i quali avete un rapporto speciale.

Colleghi:

Se decidete di invitare colleghi, stabilite criteri chiari. Potreste concentrarvi su quelli con cui avete una connessione personale piuttosto che invitare l’intero ufficio.

Conoscenti:

Questa categoria potrebbe includere amici di amici, vicini di casa o conoscenze occasionali. Valutate la profondità delle relazioni e decidete se sono persone che desiderate davvero avere al vostro matrimonio.

Lista B (Nice-to-Have):

Create una “Lista B” di persone “nice-to-have” che potreste voler invitare se lo spazio o il budget lo permettono. Questa lista vi sarà utile in caso di eventuali rinunce o cambiamenti dell’ultimo minuto.

PRIORITà DEGLI INVITATI

priorità lista invitati

Dopo aver diviso la lista in categorie, è il momento di stabilire le priorità degli invitati. Questo passo è fondamentale per gestire le dimensioni della lista, specialmente se si devono fare delle scelte difficili a causa di vincoli di spazio o budget. Ecco come affrontare questo processo in modo efficace:

Categoria “Must-Have”:

Identificate gli invitati “must-have”, cioè coloro che sono assolutamente essenziali per la vostra giornata speciale. Questi possono essere familiari o amici più stretti, persone che desiderate avere al vostro fianco indipendentemente da qualsiasi altra considerazione.

Categoria “Nice-to-Have”:

Come accennato nel paragrafo precedente, differenziate gli invitati “nice-to-have”. Questi sono persone che sarebbe bello avere al matrimonio, ma la loro presenza non è essenziale. Questa categoria potrebbe includere amici più distanti, conoscenti o colleghi con cui avete una buona relazione ma che potrebbero essere sacrificati in caso di restrizioni di spazio o budget.

Considerazioni speciali:

Prendete in considerazione amici o parenti che vivono lontano o che potrebbero avere difficoltà a partecipare al matrimonio. In alcuni casi, potrebbe essere più significativo inviare loro un annuncio del matrimonio o organizzare una celebrazione separata in seguito.

Vincoli di spazio e budget:

Stabilite dei limiti chiari in base ai vincoli di spazio e budget. Ad esempio, potreste decidere di limitare la lista degli invitati a un certo numero per garantire una cerimonia più intima o per rispettare le capacità della location.

Confronto con la lista finale:

Confrontate le vostre priorità con la lista finale e assicuratevi che riflettano le vostre intenzioni. Questo processo può richiedere discussioni aperte e oneste tra gli sposi.

Esempio Pratico:

Immaginate che entrambi abbiate un amico di lunga data che vivrebbe lontano e che avete visto di rado negli ultimi anni. Mentre potrebbe essere bello averlo al matrimonio, potreste decidere di includerlo nella categoria “Nice-to-Have” se ci sono vincoli di spazio o budget.

Stabilire le priorità degli invitati vi aiuterà a prendere decisioni più informate e a garantire che le persone più importanti siano al centro della vostra giornata speciale. Questo processo contribuirà anche a mantenere la lista degli invitati in linea con le vostre intenzioni e priorità.

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Ora che avete identificato le categorie di invitati e chiarito le priorità, è il momento di stabilire un numero massimo di persone che potete invitare. Questo passo è fondamentale per mantenere la lista degli invitati gestibile e in linea con il vostro budget e le capacità della location. Ecco come affrontare questo processo:

Valutazione della Capacità della Location:

Contattate la vostra location e comprendete la sua capacità massima. Tenete conto delle normative locali e di eventuali restrizioni dovute a spazi ridotti.

Budget Totale e Costo per Ospite:

Riprendete in considerazione il vostro budget totale e il costo previsto per ogni ospite. Questo vi aiuterà a stabilire quanti invitati potete effettivamente permettervi.

Priorità in Caso di Restrizioni:

Aiutandovi con il lavoro fatto al paragrafo precedente, prendete in considerazione la possibilità di restrizioni di spazio o budget. In caso di limitazioni, stabilite chiaramente quali categorie di invitati hanno la priorità e quali potrebbero essere considerate opzionali.

Condivisione di Responsabilità:

Se i genitori o altre figure significative contribuiscono finanziariamente al matrimonio, coinvolgeteli nella discussione e stabilite chiaramente come saranno gestiti i costi e la lista degli invitati.

Concordare il Numero Massimo:

Confrontate il numero massimo di invitati con la lista attuale. Questo potrebbe richiedere alcune decisioni difficili, ma è un passo necessario per garantire che il matrimonio si svolga senza intoppi.

Esempio Pratico:

Immaginate che la vostra location abbia una capacità massima di 150 persone e che il vostro budget permetta un costo di $100 per ospite. Ciò significa che potete invitare fino a 150 persone, ma il vostro budget totale potrebbe limitare il numero effettivo di invitati in base a quanto avete destinato a ciascun aspetto del matrimonio.

Stabilire un numero massimo vi aiuterà a prendere decisioni informate sulla lista degli invitati, assicurando che sia gestibile sia dal punto di vista finanziario che logistico. Inoltre, questo passo contribuirà a evitare sorprese o superamenti del budget durante il processo di pianificazione.

CONSIDERA LE RELAZIONI FAMILIARI COMPLESSE

Affrontare le dinamiche familiari complesse è un passo delicato ma importante nella creazione della lista degli invitati al matrimonio. Le relazioni familiari possono essere intricate e, in alcuni casi, potrebbero sorgere delle sfide nella selezione degli invitati. Ecco come gestire questa situazione in modo sensibile:

Comunicazione aperta:

Iniziate con una comunicazione aperta e onesta tra voi due. Condividete i vostri sentimenti riguardo alle relazioni familiari e discutete su come volete gestire queste dinamiche durante il matrimonio.

Identifica le relazioni chiave:

Identificate le relazioni familiari chiave che desiderate includere nella lista degli invitati. Questi potrebbero essere genitori, fratelli e sorelle, o altri parenti con cui avete una connessione particolare.

Considera parenti separati:

Se uno o entrambi gli sposi hanno genitori separati, decidete come affrontare la questione. Potreste scegliere di invitare tutti, oppure stabilire linee guida chiare sulla partecipazione in modo da evitare situazioni imbarazzanti.

Accoglienza dei nuovi familiari:

Se uno dei due sposi ha recentemente acquisito una nuova famiglia attraverso il matrimonio o altri legami, assicuratevi di accogliere calorosamente i nuovi familiari nella lista degli invitati.

Eventuali conflitti familiari:

Se ci sono conflitti familiari noti, valutate attentamente come gestire queste situazioni. Potreste decidere di affrontare direttamente le questioni o di trovare un modo per separare fisicamente i membri della famiglia durante l’evento.

Consulta figure chiave:

Se vi sentite incerti su come gestire particolari relazioni familiari, consultate figure di fiducia come genitori, parenti o amici stretti. Possono offrire prospettive preziose e consigli basati sulla loro esperienza.

Esempio Pratico:

Immaginate che uno dei due sposi abbia genitori separati, e ci siano delle tensioni tra le due famiglie. In questo caso, potreste decidere di invitare entrambi i genitori e gestire le dinamiche familiari con attenzione, stabilendo protocolli per evitare conflitti durante il matrimonio.

Considerare le relazioni familiari complesse richiede sensibilità e una comunicazione aperta. Affrontate queste sfide con compassione, cercando di creare un ambiente di gioia e celebrazione durante il vostro giorno speciale.

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USA STRUMENTI ONLINE E APP

Come sempre anche in questo difficile compito la tecnologia ci aiuta fornendoci strumenti per far fronte a questo impegno, vediamo i principali e cerchiamo di capire quali possono fare al vostro caso:

  • Sito web matrimoniale
  • Matrimonio.com
  • Trello
  • Google fogli/excel

Sito web matrimoniale

Il sito web del vostro matrimonio è uno strumento utilissimo sotto molti aspetti e può esserlo anche per aiutarvi a gestire e creare la vostra lista degli invitati.

Se non sai di cosa sto parlando e cosa sia un sito web matrimoniale di consigli di dare un’occhiata a questo articolo per capire quanto possa essere utile e funzionale un sito web per il tuo matrimonio.

I siti per il matrimonio ospitano sempre o quasi una sezione RSVP (répondez s’il vous plaît dal francese È gradita gentile conferma). Questa sezione permette di gestire attraverso il sito inviti e conferme, questo può essere molto d’aiuto per tenere traccia della lista in maniera sempre aggiornata.

Matrimonio.com

Anche stavolta la piattaforma n.1 dei matrimoni in Italia ci viene in soccorso regalandoci (previa registrazione al portale) questo utilissimo strumento che ci permette di gestire la nostra lista degli invitati. Il vero vantaggio di usare i tool che offre questa piattaforma sta nel fatto che sono perfettamente tutti integrati tra loro, facendovi risparmiare spesso molto tempo e riducendo al minimo gli errori.

Trello

Questa app è estremamente semplice da usare e in poco tempo vi consentirà di creare la vostra bacheca “lista degli invitati” poi di poter creare delle liste all’interno da poter denominare “famiglia”,”amici” e così via infine potrete creare una scheda per ogni invitato dove poter scrivere ed appuntare tutto quello che vi siete detti a proposito della sua partecipazione al matrimonio.

Non scordatevi di creare la lista”confermati” e di tenerla sempre aggiornata!

Il grande vantaggio di usare questa app, oltre alla facilità d’uso, é quello di poter condividere la bacheca con il vostro coniuge che potrà modificarla direttamente dal suo smartphone ovunque si trovi.

Google fogli/excel

Questi due strumenti sono praticamente identici e, se avete un account google, quindi una mail gmail, potrete già creare fogli gratuitamente che potrete salvare automaticamente su drive anche da smartphone.

Se volete vi ho preparato un template gratuito e pronto per essere usato che potete scaricare qui.

TIENI LA LISTA AGGIORNATA

La creazione della lista degli invitati al matrimonio è un processo dinamico che richiede aggiornamenti continui. Mantenere la lista al passo con le evoluzioni e le nuove informazioni è essenziale per garantire una pianificazione efficace e senza intoppi. Ecco come gestire gli aggiornamenti in modo efficiente:

Canali di comunicazione aperti:

Mantenete canali di comunicazione aperti tra voi due e con gli altri coinvolti nella pianificazione del matrimonio. Informatevi regolarmente sugli sviluppi e condividete le nuove informazioni.

Risposte RSVP:

Monitorate le risposte RSVP da parte degli invitati. Assicuratevi di avere un sistema organizzato per registrare le conferme di partecipazione o le eventuali rinunce.

Aggiornamenti delle informazioni di contatto:

Mantenete aggiornate le informazioni di contatto degli invitati. Se qualcuno cambia indirizzo email o numero di telefono, assicuratevi di avere le informazioni corrette per inviare comunicazioni importanti.

Variazioni nei gruppi familiari:

Tenete conto delle variazioni nei gruppi familiari. Potrebbero esserci aggiunte, come nuovi nati, o cambiamenti nelle dinamiche familiari che richiedono una revisione della lista.

Gestione delle preferenze alimentari:

Affrontate le preferenze alimentari o le restrizioni in corso. Se un ospite comunica nuove esigenze alimentari, assicuratevi che il catering sia informato per garantire un’esperienza piacevole.

Verifica delle conferme:

Periodicamente, verificate le conferme di partecipazione. Questo vi aiuterà a identificare eventuali mancanze di risposta e a prendere provvedimenti per ottenere conferme da parte degli invitati.

Esempio Pratico:

Supponiamo che un amico che aveva originariamente indicato la sua partecipazione al matrimonio cambi i suoi piani. Un aggiornamento continuo della lista consentirà di gestire questa variazione senza intoppi, aiutando nella pianificazione finale dei dettagli dell’evento.

Mantenere la lista degli invitati aggiornata è cruciale per una pianificazione del matrimonio senza stress. Questo passo vi consente di affrontare tempestivamente eventuali cambiamenti e di assicurare che tutti gli aspetti del vostro grande giorno siano accuratamente organizzati.

COINVOLGETE I PARENTI STRETTI

Coinvolgere i genitori, i suoceri e gli altri parenti stretti nella creazione della lista degli invitati è un passo importante, specialmente considerando che possono avere delle aspettative o suggerimenti riguardo agli ospiti da includere. Ecco come gestire questa fase in modo collaborativo e rispettoso:

Incontri di discussione:

Organizzate incontri di discussione con i genitori e i suoceri per condividere le vostre intenzioni e ascoltare le loro opinioni. La trasparenza è essenziale per evitare malintesi.

Criteri chiari:

Stabilite criteri chiari sulla base dei quali prendere decisioni sulla lista degli invitati. Questi criteri dovrebbero riflettere le priorità degli sposi e contribuire a una lista equilibrata e significativa.

Limiti di contribuzione:

Se i genitori o i suoceri contribuiscono finanziariamente al matrimonio, stabilite chiaramente quali sono i limiti della loro contribuzione. Ciò può influenzare il numero di invitati che possono suggerire.

Rispetto delle scelte degli Sposi:

Rassicurate i genitori e i suoceri che le vostre scelte sulla lista degli invitati sono basate sulle vostre relazioni e sulle vostre priorità. Spiegate il vostro desiderio di mantenere l’evento intimo e significativo.

Considerazione delle tradizioni familiari:

Prendete in considerazione le tradizioni familiari che potrebbero influenzare le aspettative sugli invitati. Alcune famiglie potrebbero avere aspettative specifiche riguardo a chi dovrebbe essere presente.

Flessibilità:

Siate flessibili e aperti a compromessi. Se c’è una richiesta particolare da parte dei genitori o dei suoceri, valutate attentamente se è possibile includerla nella lista senza compromettere le vostre intenzioni originali.

Esempio Pratico:

Supponiamo che la madre della sposa desideri includere più parenti lontani nella lista. Dopo una discussione aperta, potrebbe emergere che questi parenti hanno un significato particolare per lei, e insieme potete trovare un compromesso accettabile.

Coinvolgere i genitori e i suoceri nella creazione della lista degli invitati può essere un processo complesso ma gratificante. Comunicare chiaramente, stabilire limiti e essere aperti a compromessi possono contribuire a mantenere un equilibrio tra le aspettative familiari e le vostre intenzioni originali.

CONTROLLO DEFINITIVO

Rivedere e riflettere sulla lista degli invitati è un passo cruciale che dovrebbe essere fatto periodicamente durante il processo di pianificazione del matrimonio. Questa fase permette di assicurarsi che la lista rispecchi ancora le vostre intenzioni e priorità in evoluzione. Ecco come gestire questo passo in modo efficace:

Sedute di revisione periodiche:

Programmate sedute periodiche dedicate alla revisione della lista degli invitati. Questi incontri possono aiutare a identificare eventuali modifiche necessarie in risposta a nuove informazioni o sviluppi.

Confronto con il budget e la location:

Confrontate la lista con il budget e le capacità della location. Se si verificano variazioni nei costi o nella disponibilità, potrebbe essere necessario apportare modifiche alla lista degli invitati.

Confronto con le priorità:

Riconsiderate le priorità degli invitati. Se ci sono nuove persone nella vostra vita o se alcune relazioni sono cambiate, aggiornate la lista di conseguenza.

Aggiornamento delle informazioni:

Mantenete aggiornate le informazioni degli invitati. Verificate che i dettagli di contatto siano ancora validi e che eventuali cambiamenti nelle loro circostanze siano riflessi sulla lista.

Flessibilità e adattamento:

Siate flessibili e pronti ad adattare la lista in base alle esigenze in evoluzione del matrimonio. Questo può includere nuove amicizie, cambiamenti nelle relazioni o altre circostanze in cambiamento.

Comunicazione tra gli Sposi:

Mantenete un dialogo aperto tra voi due durante il processo di revisione. Condividete i vostri pensieri e preoccupazioni in modo che entrambi possiate contribuire alla gestione della lista degli invitati.

Esempio Pratico:

Immaginate che durante la pianificazione scopriate che il costo per ospite è più elevato del previsto. Questo potrebbe richiedere una revisione della lista degli invitati per adattarla al vostro budget senza compromettere la qualità dell’evento.

La revisione periodica della lista degli invitati è essenziale per garantire che il vostro matrimonio rispecchi le vostre intenzioni originali e si adatti alle circostanze in evoluzione. Questo passo contribuirà a mantenere la lista aggiornata e coerente con la visione complessiva del vostro giorno speciale.

Seguendo questi consigli dovreste riuscire a creare un lista invitati ben fatta e a tenerla sempre chiara e aggiornata, spero di esserti stata utile e auguri per il tuo imminente matrimonio!